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章四十七:工作的忙碌

    “林雨,下周马上就开宴会了,你把各部门的准备事项都确认一下。”温莎上班第一件事就是来对林雨说。

    “好的。”林雨答完温莎的话,开始了最忙碌的一周。

    联系一个月以前就订好的酒店,确认菜品,确认甜品、酒水、每桌摆放的鲜花装饰,甚至是椅背上的装饰条都要色系相同,确认鲜花装饰品的制作,确认礼仪,确认流程、确认讲话词,确认来宾,确认各单位的人员安排、车辆、住宿……

    “晚上有空吗?回家吃饭?”白原的信息发来。

    “没空!忙死了别添乱!”林雨的语气不耐烦的回答着。

    她对于各种事情的要按照计划模拟很多遍,排查所有会遇到的问题。

    如果说谁会喜欢宴会,那他肯定不是组织宴会、准备宴会的那个人。

    林雨面对着电脑不断的给各种经理打着电话,给每个公司的代表去打电话,收集他们的参加信息,统计一共有多少人会来,一共有多少男的女的,帮他们订酒店、确定房间数和房型,确定每个人的住宿时间,统计完住宿后,要和各个酒店去协调,去预定,再分别将他们在哪个酒店,哪个房间一一通知到本人。

    住宿的问题已然一团乱麻的时候,林雨紧接着要去订从酒店到机瞅者高铁站、火车站的接送车辆,还要预留大概多少人的位置。

    除此之外,林雨要写演讲稿,写PPT,选择音乐,联系酒店和场地,联系礼仪公司和主持人,联系颁奖和赞助的公司,确认所有事项。

    大概林雨这一周里就没有好好睡过一个完整的觉。

    “这个是各单位的名单表,你分下类给我。”温莎说。

    “这个是桌位,一共80桌,全行业的公司都会派代表参加,一定要认真。”温莎千叮咛万嘱咐。

    “弄好了的话就把名单上的人按照桌位安排进系统里,这个是为了宾客们来了以后找位置坐的。到时候他们来了扫二维码就知道自己要去哪个位置了。”

    “还有,这些单位的人都要安排到前面的位置,每个单位的安排图你做好发给我。”

    “都录进去了吗?”温莎一句又一句不停的说着,她也在加班,整个部门的人都在热火朝天的加班,已经十一点了,没有一个人敢下班,积攒的事情忙都忙不过来,更没有谁想要下班。

    “录进去了。所有的名单上的来宾的名字都按照上面的图安排进去了。”

    “好的好的。”温莎脑子转着,根本不能停下来。

    “你去看一下各单位代表的演示文稿,还有所有要上台颁奖领奖的流程。”温莎说道。

    对于这样的大型活动,林雨还是头一次参加,没经验的她在忙碌的昏头转向里脑子飞快的转动着,却也预料不到实际会发生的种种情况。

    宴会当天。

    “水牌呢?”林雨看着光秃秃的桌子上问。

    “您好,我们酒店没有打愈,这部分的工作还要交给你们去完成。”酒店的负责人推脱的干净。

    眼下正是忙碌的时候,人们很快都要到了,没有水牌放在桌子上人们怎么知道该去坐哪里。

    她求助办公室的外围选手:“能不能帮忙去打印下水牌,急用!!求雷锋!!”

    “林雨,这边有一个单位的代表没在名单里的坐在哪?”

    “嗯……我看看……你按照那个座位图上面带客人进去,谁在主桌还是哪个单位的,或者是处长、理事长这种,在图上都有标注,你按照他们扫完二维码以后app上显示的座位,在图上标注的带他们进去就行了。”

    “林雨,这边有个单位代表说手机打不开那个系统了,怎么办啊?”

    “等下我看看啊。”

    “林雨,那边的代表说他的PPT要修改!”

    “好我知道了,拿去给后台说修改。”

    “林雨,有个代表的发言要修改顺序!”

    “为什么要修改顺序?!”

    “不知道,就一定要修改。”

    “啊啊啊啊啊啊!!去告诉电脑那边,我去找场控,还有要去和主持人说顺序调换了!”林雨抓狂道。

    “林雨!!等下表演的有个人说路上塞车,要求调换顺序!”

    “跟她说换不了,让她赶紧来!”

    “她说换不了就不来了怎么办?”

    “……换,倒数第二个问她行不行?”林雨的额头冒着一把接一把的汗,忙碌和紧张让她一整天都没有吃饭。

    “林雨,这边有个代表不在名单里,还有挺多这种情况的怎么办?”

    “放到那边有两张备用的桌子上。”

    “那边已经满了!”

    “那就按照单位的桌子往里加椅子吧。”

    “不行,都已经放不下了。”同事都忙的晕头转向。

    “林雨!那个演员说不还顺序了,已经快到了。”

    “顺序是她想换就换的吗?!来了也等着!来回换来换去别人还怎么演!”

    “你先安置一下他们,我过去忙一下。”

    “林雨,甜品师傅说来的路上成品有好些个都被压坏了,数量不够又不能现做了怎么办?”

    “问问他还有没有现成的甜品,充数。”

    “林雨,乱套了,你快去看看吧,因为现在好多名单外面的人都没地方坐,然后就先放到了没人坐的地方,但现在名单上的人来了,就没地方坐了。”

    “……问问酒店能不能再加桌子。”

    “不行了,已经落座的客人又不好挪动,现在反正特别乱套。”

    林雨紧皱着眉头,眼前的场景让她深深觉得力不从心。

    “林雨,刚才那个表演嘉宾给我电话里还在说表演顺序不满意,跟我讲了一个多小时了,真的,改了吧。”

    “要是改顺序,我们的节目单,我们的流程表,还有控场,主持人的稿子,包括演示文稿还有副屏幕的PPT顺序全部都要改!”

    “可是他已经拉着我说了一个多小时了,马上就要开场了,改了吧,真的要被烦死了。”

    “好吧,我去改。”

    她求助的眼神望向在远处就席了的白原,他正和桌子上的人们笑着说话,丝毫没有觉察到她的无助。

    如果说,就席的问题让她感到绝望,那后面的流程就更让她想去死了。

    “抽奖环节开始!”主持人喊道。

    “让我们有请来自xxx和xx公司的老总上台抽奖!预备,开始!”

    林雨手里的抽奖软件准备按下开始和结束。

    “林雨,计划里不是一家公司抽完再让另一个公司的老总上去抽奖吗?为什么两个人都上去了?”同事问道。

    “我也不知道啊,这下全乱了,副屏幕上显示的公司人员和代表人都不一样,为啥主持人要把两个人都叫上去……”林雨捂着头无奈的说。

    “可能是主持人的稿子被改来改去也不清楚,就成两个人一起抽奖了吧。”同事看着场面尴尬又混乱的状况绝望的说。

    “哇……你看现在这样太尴尬了,两个人都在台上,可一次只给一个人抽奖,副屏幕上都是这个人的名字和公司,另一个人现在一定尴尬死了。我都尴尬死了。”

    “唉……”两个人异口同声的长叹一口气。

    “林雨,这边领奖的优秀人物之类的,这个奖项人太多了,28个人,你分开两拨让他们上去。”

    此时台上宴会还在如火如荼的进行着,主持人在后台忙着背稿子。林雨去和主持人沟通完,跑去控场沟通,控场沟通后,跑去和控制电脑的人沟通。

    “所以四七二十八,每次上去七个人,一共四页演示文稿,这样分开,先放前两页,等念完名字再放第二页。”林雨对控制电脑的人说。

    但是当真的到颁奖到这个时候,林雨真的傻眼了,所有主持人点头答应了,控场答应了,控制演示文稿的人也点头明白了,可是为什么最后变成了主持人念了三页文稿,电脑放了三页PPT,一次上台上了21个人……

    正当林雨看着整场宴会的局面都变得混乱的时候,更加令人抓狂的是,秘书拿来了一个U盘,说:“林雨,这个是白总亲自吩咐的,说是重要人物的讲话,要在等会说,你帮忙插到节目单里。”

    林雨一头雾水的去提醒所有人,流程表被画的乱七八糟,可能只有她才看得懂那张纸上的东西了。

    林雨在场上恨不得长一双翅膀,然而面对她的除了责怪和质问就别无其他了。

    “林雨,为什么这个人没有在名单里?!”

    “林雨,这个人说他的房间能不能改到安静的一面去。”

    “林雨,接这些代表的那个大巴车不够,来的人多了很多,怎么办?”

    问题从来不间断的接踵而来,就当你觉得你做的很好了,但是实际上你会发现不可控的因素太多太多,能够掌握的才是最少的,哪怕在经历了一周的无数次确认后,还是会出现各种各样的问题,令人无法解决,就算你有N个PLAN B,面对你的也会是N+1个问题。

    林雨在宴会完整的结束后,长出一口气的时候,也明白了原来组织和策划一愁动是要想的比常人周全,要做的比常人完美,才可能尽量的去减少问题的出现,而最大的收获,也是对于各种各样的人,去学习到各种各样的方式处理紧急情况。
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